مکاتبات اداری
موارد کاربرد
سازمان‌ها با بکارگیری مناسب و موثر سیستم راهکار مدیریت محتوا به مزایا و فواید گوناگونی دست می‌یابند. اگر چه این مزایا منوط به دامنه و نیازمندی‌های سازمان‌ها در زمینه مدیریت محتوا می‌باشد، اما مزایای عمومی زیر را می‌توان از پیاده‌سازی راهکار مدیریت محتوای سازمان انتظار داشت:
دسترسی سریع و آسان به مستندات و محتوای سازمانی از طریق جستجو
حفظ سوابق مستندات
تسهیل اشتراک اطلاعات و اسناد
اعمال مدیریت بر مستندات و محتوای سازمانی
ساختارمند کردن دانش سازمانی
به‌روزرسانی سریع و آسان اطلاعات
امکان تهیه نسخه‌های پشتیبان و بازگرداندن سریع اطلاعات
امکان اعمال سطوح دسترسی از پیش تعیین شده برای مستندات
امکان تعریف فرایندهای تائید/رد بر روی مستندات
امکان آمارگیری از میزان استفاد از مستندات مختلف
افزایش امنیت اطلاعات
امکان مدیریت ویرایش مستندات
توصیف
Microsoft Solution Framework (MSF)
چارچوب/متدولوژی
متدولوژی بایستی تهیه شود.
ابزارها / نرمافزارها
Microsoft Windows SharePoint Services
Microsoft Office SharePoint Server
Microsoft Workflow Foundation
Microsoft Exchange Server
GN SharePoint Pack
Various site templates, feature and web parts
منابع و مراجع
Office SharePoint Server Document Management
Office SharePoint Server Records Management
Managing Enterprise Metadata with Content Types
مدیریت اسناد و مدارک در شیرپوینت ۲۰۰۷
Microsoft.Press.Microsoft.Office.SharePoint.Server.2007.Best.Practices.ebook
Planning and architecture for Office SharePoint Server
خدمات و موضوعات مرتبط
مدیریت اسناد سازمانی
مدیریت سوابق سازمانی
مدیریت بایگانی و آرشیو الکترونیکی
مدیریت محتوای سازمانی آرشیو فنی سازمان و پروژه
مدیریت اسناد و سوابق سازمانی
راه‌کاری جامع برای ایجاد، مدیریت، ذخیره، بایگانی، نمایش و ارائه اطلاعات، اسناد و محتوای مرتبط با فرآیندهای سازمانی
به مرور زمان در سازمان‌ها و شرکت‌ها اطلاعات و محتوای ساخت‌نایافته زیادی که شامل اسناد کاغذی، فایل‌های متنی، اکسل، پاورپوینت، نقشه‌ها، تصاویر، صفحات وب، فیلم‌ها و .. به وجود می‌آید. حجم این محتواها به طور تصاعدی در حال افزایش است. ویژگی این‌گونه از اطلاعات، ساختارنایافته بودن، نامنظم بودن و فقدان کنترل و مدیریت بر آنها می‌باشد که امکان بهره‌گیری مناسب و موثر از این دارایی‌های ارزشمند را مشکل می‌سازد. پژوهش‌ها نشان می‌دهد که نزدیک به ۸۰% اطلاعات و محتوای سازمانی ساخت‌نایافته هستند و این اطلاعات و محتوا مدیریت نشده باقی می‌مانند. یکی از راهکارهای کلیدی برای حل این مسئله بکارگیری راهکار مدیریت محتوای سازمانی است. راهکار مدیریت محتوای سازمان دربرگیرنده ابزارها و فناوری‌هایی است که ایجاد، مدیریت، ذخیره، بایگانی، نمایش و ارائه اطلاعات، اسناد و محتوای مرتبط با فرآیندهای سازمانی را مدیریت می‌نمایند. این ابزارها و فناوری ها مدیریت محتوا و اطلاعات وابسته به فرایندهای سازمان، اعم از ساختارمند و غیرساختارمند را امکان‌پذیر می‌سازد. توانایی‌های مدیریت محتوای سازمان ترکیبی از توانایی‌های سیستم‌های مدیریت اسناد الکترونیکی، سیستم‌های مدیریت محتوا و همچنین گروه‌افزارها و ابزارهای تعاملی می‌باشد، ضمن آنکه قابلیت مدیریت کامل چرخه مدیریت محتوا را برای انواع مختلف محتوا دارا است. راهکار مدیریت محتوای سازمانی پاسخگوی طیف گسترده و متنوعی از نیازهای کسب‌وکار و سازمان می‌باشد (شکل زیر). لذا در نخستین گام لازم است تا نیازهای کسب‌وکار شناسایی شده و پس از تحلیل و اولویت بندی آنها، راهکار مدیریت محتوا طراحی شود.