مدیریت اسناد و سوابق سازمان
راه‌کاری جامع برای ایجاد، مدیریت، ذخیره، بایگانی، نمایش و ارائه اطلاعات، اسناد و محتوای مرتبط با فرآیندهای سازمانی
به مرور زمان در سازمان‌ها و شرکت‌ها اطلاعات و محتوای ساخت‌نایافته زیادی که شامل اسناد کاغذی، فایل‌های متنی، اکسل، پاورپوینت، نقشه‌ها، تصاویر، صفحات وب، فیلم‌ها و .. به وجود می‌آید. حجم این محتواها به طور تصاعدی در حال افزایش است. ویژگی این‌گونه از اطلاعات، ساختارنایافته بودن، نامنظم بودن و فقدان کنترل و مدیریت بر آنها می‌باشد که امکان بهره‌گیری مناسب و موثر از این دارایی‌های ارزشمند را مشکل می‌سازد. پژوهش‌ها نشان می‌دهد که نزدیک به ۸۰% اطلاعات و محتوای سازمانی ساخت‌نایافته هستند و این اطلاعات و محتوا مدیریت نشده باقی می‌مانند. یکی از راهکارهای کلیدی برای حل این مسئله بکارگیری راهکار مدیریت محتوای سازمانی است. راهکار مدیریت محتوای سازمان دربرگیرنده ابزارها و فناوری‌هایی است که ایجاد، مدیریت، ذخیره، بایگانی، نمایش و ارائه اطلاعات، اسناد و محتوای مرتبط با فرآیندهای سازمانی را مدیریت می‌نمایند. این ابزارها و فناوری ها مدیریت محتوا و اطلاعات وابسته به فرایندهای سازمان، اعم از ساختارمند و غیرساختارمند را امکان‌پذیر می‌سازد. توانایی‌های مدیریت محتوای سازمان ترکیبی از توانایی‌های سیستم‌های مدیریت اسناد الکترونیکی، سیستم‌های مدیریت محتوا و همچنین گروه‌افزارها و ابزارهای تعاملی می‌باشد، ضمن آنکه قابلیت مدیریت کامل چرخه مدیریت محتوا را برای انواع مختلف محتوا دارا است. راهکار مدیریت محتوای سازمانی پاسخگوی طیف گسترده و متنوعی از نیازهای کسب‌وکار و سازمان می‌باشد (شکل زیر). لذا در نخستین گام لازم است تا نیازهای کسب‌وکار شناسایی شده و پس از تحلیل و اولویت بندی آنها، راهکار مدیریت محتوا طراحی شود.
ابزارها / نرم افزارها
- Microsoft Windows SharePoint Services
- Microsoft Office SharePoint Server
- Microsoft Workflow Foundation
- Microsoft Exchange Server
- GN SharePoint Pack
- Various site templates, feature and web parts
منابع و مراجع
- Office SharePoint Server Document Management
- Office SharePoint Server Records Management
- Managing Enterprise Metadata with Content Types
- مدیریت اسناد و مدارک در شیرپوینت ۲۰۰۷
- Microsoft.Press.Microsoft.Office.SharePoint.Server.2007.Best.Practices.ebook
- Planning and architecture for Office SharePoint Server
خدمات و موضوعات مرتبط
- مدیریت اسناد سازمانی
- مدیریت سوابق سازمانی
- مدیریت بایگانی و آرشیو الکترونیکی
- مدیریت محتوای سازمانی آرشیو فنی سازمان و پروژه
موارد کاربرد
سازمان‌ها با بکارگیری مناسب و موثر سیستم راهکار مدیریت محتوا به مزایا و فواید گوناگونی دست می‌یابند. اگر چه این مزایا منوط به دامنه و نیازمندی‌های سازمان‌ها در زمینه مدیریت محتوا می‌باشد، اما مزایای عمومی زیر را می‌توان از پیاده‌سازی راهکار مدیریت محتوای سازمان انتظار داشت:
- دسترسی سریع و آسان به مستندات و محتوای سازمانی از طریق جستجو
- حفظ سوابق مستندات
- تسهیل اشتراک اطلاعات و اسناد
- اعمال مدیریت بر مستندات و محتوای سازمانی
- ساختارمند کردن دانش سازمانی
- به‌روزرسانی سریع و آسان اطلاعات
- امکان تهیه نسخه‌های پشتیبان و بازگرداندن سریع اطلاعات
- امکان اعمال سطوح دسترسی از پیش تعیین شده برای مستندات
- امکان تعریف فرایندهای تائید/رد بر روی مستندات
- امکان آمارگیری از میزان استفاد از مستندات مختلف
- افزایش امنیت اطلاعات
- امکان مدیریت ویرایش مستندات
توصیف
- Microsoft Solution Framework (MSF)
چارچوب/متدولوژی
متدولوژی بایستی تهیه شود.