کلیه مطالب ذکر شده در این مقاله علاوه بر مایکروسافت داینامیکس ۳۶۵ ، بر روی
مایکروسافت داینامیکس سی آر ام ۲۰۱۶ نیز قابل پیاده سازیست.
ادغام مایکروسافت داینامیکس ۳۶۵ با شیرپوینت چه مزایایی برای سازمان دارد؟
مایکروسافت شیرپوینت نرم افزاری است برای مدیریت محتوا و همکاری افراد یک سازمان برای ایجاد و ویرایش و به اشتراک گذاری مستندات، که به ساده سازی فرایند ذخیره، جستجو و اشتراک گذاری اطلاعات در یک سازمان کمک میکند. این نرم افزار به کاربران سازمان کمک می کند تا همکاری موثری با داشتن دسترسی امن به اسناد و اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم گیری های مناسب در خصوص کسب و کار خود داشته باشند. قابلیت یکپارچه سازی داینامیکس ۳۶۵ با
شیرپوینت، سازمان را قادر می سازد ذخیره و مدیریت اسناد متصل و مربوط به رکوردهای مایکروسافت
داینامیکس ۳۶۵ را در شیرپوینت انجام دهند و در نتیجه آن از قابلیتهای مدیریت شیرپوینت برروی اسناد مانند Check in و Check out کردن سند، مشاهده تاریخچه نسخ یک سند و تغییر ویژگی های سند و غیره را در مایکروسافت داینامیکس ۳۶۵ در اختیار داشته و استفاده کنند. در واقع بعد از استفاده از قابلیتهای مدیریت اسناد
شیرپوینت، سازمان قادر به کنترل چرخه حیات یک سند درون سازمان از جمله چگونگی ساخت و ایجاد، بازبینی، انتشار، از بین بردن یا آرشیو اسناد خواهد بود. شیرپوینت از یک مدل سلسله مراتبی ذخیره سازی برای ذخیره و مدیریت اسناد استفاده میکند. بعضی از مفاهیم مورد نیاز در شیرپوینت که باید آنها را بشناسید به شرح ذیر است:
- Site Collection
- Site
- Document Library
- Document Folder
این عناصر ذخیره سازی چهارچوبی برای مدیریت محتوا مورد استفاده در
شیرپوینت هستند.
مایکروسافت داینامیکس ۳۶۵ دو نوع ادغام با شیرپوینت را پشتیبانی میکند: کلاینت به سرور و سرور به سرور ( مبتنی بر سرور)
• اتصال به صورت کلاینت به سرور: این نوع اتصال به صورت پیش فرض فعال است. با این حال برای ایجاد تجربه کاربری بهتر، باید لیست کامپوننت های مایکروسافت داینامیکس سی آر ام برای
شیرپوینت ۲۰۱۰ و ۲۰۱۳ نیز نصب گردد.
• اتصال به صورت سرور به سرور: برای استفاده از قابلیت های مدیریت فایل شیرپوینت در
داینامیکس ۳۶۵ در این وضعیت نیازی به نصب هیچ کامپوننت لیستی در شیرپوینت نیست. فقط لازم است در نظر داشته باشید که بعد از فعال سازی اتصال مدل مبتنی بر سرور، امکان بازگشت به مدل مبتنی بر کلاینت وجود ندارد.
در این ادغام از موجودیت های SharePointSite و SharePointDocumentLocation برای تعیین محل ذخیره و مدیریت اسناد متصل به یک رکورد در
Dynamics 365 استفاده شده و از موجودیت UserMapping برای سفارشی سازی مقدار پیش فرض مورد استفاده توسط Dynamics 365 برای تصدیق و تأیید کاربران Dynamics 365 در شیرپوینت استفاده میگردد. همانگونه که در بالا ذکر شد اتصال شیرپوینت به مایکروسافت داینامیکیس ۳۶۵ یا داینامیکس سی آر ام ۲۰۱۶ توانمندی ها و قابلیتهای مدیریت اسناد در شیرپوینت را برای کاربران مایکروسافت داینامیکس فراهم میکند. این اتصال از دو جنبه قابل بررسی است:
• راه اندازی و استقرار ادغام با شیرپوینت: ادمین سیستم محیط کاری سرور شیرپوینت را راه اندازی میکند و ادمین
داینامیکس ۳۶۵ ( کاربری که دارای نقش ادمین در SharePoint Site Collection باشد ) موجودیت های داینامیکس ۳۶۵ که باید قابلیت های مدیریت اسناد را داشته باشند انتخاب کرده و سرور شیرپوینت مربوطه را مشخص میکند. به عنوان بخشی از این کار، ادمین داینامیکس ۳۶۵ باید سایت کالکشن یا آدرس سایت مربوطه را در موجودیت SharePointSite اعلام نماید.
• ایجاد و مدیریت رکوردهای مربوط به محل ذخیره سازی مستندات در شیرپوینت: بعد از فعال شدن ادغام
داینامیکس ۳۶۵ با شیرپوینت، کاربران مایکروسافت داینامیکس ۳۶۵ میتوانند محل ذخیره سازی اسناد در شیرپوینت را ایجاد و مدیریت کنند. برای اینکار باید از موجودیت SharePointDocumentLocation استفاده نمود. همچنین امکان ساخت خودکار فولدرها در شیرپوینت براساس شروط خاص وجود دارد. مرجع:
Microsoft MSDN 
